ISI LAPORAN PSG

 BAB I
PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang
Dalam rangka meningkatkan wawasan pengalaman belajar dan Penguasaan Keterampilan atau Keahlian Profesi tertentu pada siswa–siswi, antara lain diperlukannya adanya penciptaan berbagai aktivitas belajar dilingkungan Sekolah.
Kondisi demikian telah lama menjadi pusat perhatian Dunia pendidikan, lebih-lebih untuk sekolah Kejuruan, bahwa penguasaan keahlian Profesi sebagai salah satu tujuan Esensial yang menggambarkan eksistensi sekolah kejuruan tidak mungkin dapat diwujudkan tanpa adanya kesempatan melalui pengenalan pada Dunia Kerja yang sebenarnya.
Salah satu upaya mewujudkan hal tersebut yaitu menyelenggarkan Program Kegiatan Pendidikan Sistem Ganda (PSG)  di dunia kerja terkait dengan kondisi obyektif Sekolah yang bersangkutan.
Sehubungan dengan dasar pemikiran sebagaimana diutarakan diatas, SMK Model Patriot IV Ciawigebang menerjunkan semua siswa kelas sebelas untuk me-laksanakan Pendidikan sistem ganda (PSG) yang di tetapkan oleh Sekolah.


   
B.    Dasar Hukum
Peraturan perundang-undangan yang mendasari dan menjadi acuan dalam pelaksanaan prakerin adalah :
1.    UUD I945
2.    Undang-Undang Republik Indonesia Nomor: 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasioal.
3.    Keputusan Mentri Pendidikan Dan Kebudayaan Nomor 323/U/1997 tentang penyelenggaraan pendidikan sistem ganda pada sekolah menengah kejuruan.

4.    Ketentuan-ketentuan lain (yang akan disusun) berkaitan denganSistem Pendidikan Nasional Indonesia pada umumnya dan Pendidikan Menengah Kejuruan pada khususnya.

C.    Tujuan dan Manfaat
1.    Tujuan
a.    Tujuan penyelenggaraan    PSG
      Penyelenggaraan pendidikan dengan Sistem Ganda pada SMK  bertujuan untuk:
•    Agar Siswa mampu memahami, memantapkan dan mengembangkan pelajaran yang didapatkan di Sekolah dan diterapkan pada Dunia Pekerjaan.
•    Memantapkan, meningkatkan dan memperluas keterampilan yang di miliki oleh siswa dalam dunia kerja.
•    Sebagai sarana komunikasi antara Siswa  SMK dengan Instansi atau kantor tempat pelaksanaan praktek kerja.
•    Memberikan kesempatan kepada Siswa SMK untuk beradaptasi dengan suasana atau iklim lingkungan kerja yang sebenarnya baik sebagai pekerja mandiri terutama yang berkenan dengan di siplin kerja.
•    Memberikan masukan dan umpan balik guna perbaikan dan pengembangan pendidikan. Sebagaimana yang telah di jelaskan di atas, bahwa praktek kerja industri yang di laksanakan pada instansi – instansi pemerintah atau swasta yang mempunyai tujuan tertentu, yaitu meningkatkan dan memperluas pengetahuan bagi siswa terhadap jenis-jenis lingkungan kerja.   
b.    Tujuan Pembuatan    Laporan
     Pembuatan Laporan yang merupakan karya tulis adalah kewajiban bagi setiap siswa/siswi SMK MODEL PATRIOT IV CIAWIGEBANG. yang telah menyelesaikan Pedidikan Sistem Ganda. Pembuatan laporan ini bertujuan:

a.    Siswa/siswi mampu memahami, memantapkan dan mengembangkan 
pelajaran yang didapat di sekolah dan penerapannya di dunia kerja
b.    Siswa/siswi mampu mencari alternatif pemecahan masalah kejuruan  
secara lebih luas dan mendalam yang terungkap dari buku laporan yang
         dibuatnya.       
c.    Siswa/siswi dapat memahami cara-cara pembuatan suatu laporan praktek kerja lapangan.       
d.    Agar siswa/siswi dapat mencurahkan dan menuangkan pikiran serta
segenap kemampuan kedalam tulisan.
e.    Siswa/siswi dapat menggunakan bahasa yang baik dan benar sesuai dengan ejaan bahasa Indonesia yang disempurnakan.
f.    Mengumpulkan data guna kepentingan sekolah dan dirinya sendiri.
g.    Menambah perbendaharaan perpustakaan sekolah dan dapat menunjang Pengetahuan bagi siswa angkatan berikutnya.
h.    Sebagai bukti nyata bahwa penulis telah melaksanakan Praktek Kerja
         Lapangan.   
2.    Manfaat
    Manfaat dengan diadakannya Pendidikan Sistem Ganda diantaranya:
a.    Dapat menambah wawasan pada siswa-siswi
b.    Membina hubungan kerja sama yang baik antara pihak sekolah dengan lembaga instansi lainnya.
c.    Siswa-siswi mendapatkan pengalaman untuk bekal pada saat bekerja nantinya
d.    Menumbuhkan rasa kebersamaan dan kekeluargaan antara pihak sekolah dengan pihak kantor.
   




D.    Lokasi Dan Waktu
             Pelaksanaan Pendidikan Sistem Ganda (PSG) yang dilaksanakan oleh siswa SMK Model Patriot IV Ciawigebang Kuningan  selama kurang lebih   2 bulan, yang terhitung mulai dari tanggal 13 Januari 2014 sampai dengan 14 Maret 2014. Tempat PSG di laksanakan di UPTD PENDIDIKAN KECAMATAN SINDANGAGUNG yang beralamat  di Jln.Raya Sindangagung Km.07 Desa Kertayasa (Depan Masjid Kertayasa) 45573.
1.    Pelaksanaan PSG ini di mulai dari pukul 07.00 sampai dengan 13.00 WIB pelaksanaannya mulai dari hari senin sampai jum’at.
2.    Penilain praktek kerja dilakukan pada hari pertama sampai hari terakhir dan penilaian tersebut dilakukan oleh    pembimbing.



















BAB II
GAMBARAN UMUM INSTANSI
   
A.    Sejarah Instansi
    UPTD Pendidikan Kecamatan Sindangagung Kab.Kuningan resmi berdiri pada tahun 2004 tepatnya pada tanggal 01 September 2004 dan menempati bangunan EX Gedung Pusdiklat Yayasan Taruna Mandiri Desa Kertayasa Kec. Sindangagung Kab.Kuningan. semula gedung tersebut di sewa berdasarkan kesepakatan bersama antara pengelola gedung (masyarakat desa kertayasa) dengan pihak UPTD Pendidikan Kec.Sindangagung. dan setelah berjalan kurang lebih satu tahun, EX Gedung Pusdiklat Yayasan Taruna Mandiri Desa Kertayasa menjadi hak pakai untuk UPTD Pend. Kec.Sindanagung dengan NO.641/1935/PLH tertanggal 10 Agustus 2005 yang langsung di tanda tangani oleh Bupati Kuningan.
        UPTD Pendidikan Kec.Sindangagung semula merupakan bagian dari Kec.Garawangi sejalan dengan pemekaran Kec.Garawangi dan Kec.Sindangagung yang akhirnya menjelma menjadi UPTD Pendidikan Kec.Sindangagung yang berdomisi di jalan Raya Sindangagung km 07 Desa Kertayasa Kec.Sindangagung Kab.Kuningan.
    Silsilah kepala UPTD Pendidikan Kecamatan Sindangagung
UPTD Pendidikan Kec.Sindangagung pernah dijabat oleh beberapa Kepala UPTD Pendidikan, diantaranya :

NO    NAMA KEPALA DINAS    LAMANYA MENJABAT
(TAHUN)
1    Didi Suminta Atmaja    2004-2008
2    Drs. H. Asep D.Rukmana.M.Si    2008-2009
3    Drs. Momon Rohmana    2009-2010
4    Hj. Titi Suartini.S.Sos M.Pd    2010-2011
5    Drs. Anwar,M.Pd    2011-2012
6    Drs. Sutisna    2012-Sekarang
   

B.    Visi Dan Misi
Visi
    Memberikan pelayanan prima dan terdapat dalam meningkatkan mutu pendidikan, sehingga peserta didik di kecamatan sindangagung beriman, bertakwa, cerdas terampil berprestasi dan mandiri dalam kehidupan masyarakat.

Misi
1.    Meningkatkan pelayanan bagi penyelenggaraan pendidikan
2.    Meningkatkan kualitas sumberdaya manusia (SDM) guru, kepala sekolah melalui pranata pendidikan dan pelatihan
3.    Meningkatkan mutu pendidikan
4.    Meningkatkan Pembina olahraga, kesenian dan budaya daerah
5.    Mengembangkan muatan local dan memelihara sumber daya alam dan lingkungan.

C.    Struktur Organisasi
        Dalam kaitannya dengan pengendalian kegiatan UPTD Pendidikan sebagai penjabaran dari pemikiran pembagian tugas serta wewenang untuk melaksanakan tugas pokok, maka telah diatur susunan organisasi UPTD Pendidikan Kecamatan  Sindangagung sebagai berikut.
1.    Kepala UPTD Pendidikan Kecamatan Sindangagung
2.    Kasubag Tata Usaha
3.    Pelaksana Operasional Keuangan
4.    Pelaksana Operasional Kepegawaian
5.    Pelaksana Operasional Sarana dan Prasarana/ TU
6.    Pelaksana Operasional PNFI
7.    Jabatan Fungsional Pengawas TK/SD
8.    Jabatan Fungsional Pengawas MPO


D.    Fungsi dan Tugas
1.    Fungsi
Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana tersebut diatas Sub Bagian Tata Usaha UPTD kecamatan Sindangagung mempunyai Fungsi yaitu:
a.    Pelaksanaan penyusun rencana dan program kerja UPTD pendidikan.
b.    Pemberian pelayanan tekhnis ketatausahaan; pelaksana administrasi keuangan, kepegawaian.
c.    Penyusun bahan laporan pertanggungjawaban pelaksanaan  kegiatan UPTD pendidikan.
2.    Tugas
Dalam melaksanakan tugas pokok, Sub Bagian Tata Usaha UPTD pendidikan mempunyai tugas pokok yaitu melaksanakan administrasi ketatausahaan, kepegawaian, dan perlengkapan di lingkungan UPTD Pendidikan Kecamatan Sindangagung.
Sub bagian tata usaha UPTD pendidikan kecamatan Sindangagung  mempunyai beberapa uraian Tugas Pokok yaitu diantaranya :
a.    Menyusun rencana dan program kerja UPTD pendidikan
b.    Menyusun dan mengkoordinasi dan ketatausahaan yang meliputi urusan umum, keuangan, kepegawaian.
c.    Menyusun dan mempersiapkan naskah dinas, mengolah kearsipan dan dokumentasi.
d.    Menyelenggarakan pelayanan teknis administrasi dan ketatausahaan  di lingkungan UPTD pendidikan.
e.    Menyusun, mempersiapkan dan mengkoordinasi rencana anggaran satuan kerja  UPTD pendidikan.
f.    Melaksanakan administrasi keuangan dan  kepegawaian di lingkungan UPTD pendidikan.
g.    Membuat laporan pertanggungjawaban pelaksanaan anggaran kegiatan UPTD pendidikan.
h.    Melaksanakan inventarisasi barang-barang inventaris di lingkungan UPTD Pendidikan.   
i.    Memberikan saran dan pertimbangan kepala UPTD pendidikan dalam bidang kepegawaian, keuangan, serta bidang ketatausahaan.
j.    Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang di berikan oleh kepala UPTD pendidikan sesuai bidang tugasnya.























   
BAB III
PELAKSANAAN

A.    Tata Persuratan Dan Kearsipan
    Surat
1.    Pengertian Surat
Surat berhubungan erat dengan kantor. Kantor tanpa surat berarti tidak ada aktivitas yang dapat dilakukan. Besar kecilnya kantor dapat dilihat dari banyak sedikitnya surat yang terdapat di kantor tersebut.
Surat adalah setiap tulisan berisikan pernyataan dari penulisnya, yang dibuat dengan tujuan menyampaikan informasi kepada pihak lain.
2.    Fungsi Surat
Surat berfungsi sebagai berikut :
a.    Wakil dari pengiriman/penulisan.
b.    Bahan pembuktian
c.    Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut
d.    Alat pengukur kegiatan organisasi
e.    Bahan pengingat, surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan atau aktivitasnya di masa lalu yang bisa dipergunakannya untuk melakukan kegiatan selanjutnya.
3.    Macam-Macam Surat :
a.     Surat menurut wujudnya :
a.    kartu pos
b.    warkat pos
c.    surat bersampul
d.    memorandum
e.    nota dan telegram



b.    Surat menurut sifat isi dan asalnya:
a.    surat dinas
b.    surat niaga
c.    surat pribadi.
4.    Adapula Jenis Surat Yaitu :
a.    Surat Masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu   organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau organisasi.
b.    Surat Keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.
Setiap kantor dalam setiap harinya akan menangani surat-surat. Mungkin satu hari ada yang 1 surat, 2 surat, puluhan surat, bahkan ratusan surat. Jumlah yang banyak tersebut jika tidak ditangani dengan baik tentunya akan dapat merugikan banyak pihak, khususnya bagi kantor yang bersangkutan. Kerugian-kerugian tersebut antara lain:
a.    Surat dan informasinya akan hilang
b.    Kantor menjadi tidak rapi karena banyak tumpukan kertas yang tidak tertata
c.    Surat sulit ditemukan jika dicari, karena letaknya tidak disusun secara teratur
Sementara itu, manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya penanganan surat yang baik antara lain:
a.    Surat akan tercatat dengan baik dan sistematis
b.    Prosedur penanganan jelas
c.    Surat akan tersimpan dengan baik sehingga mudah untuk ditemukan
d.    Rahasia akan terjaga.
Ada berbagai macam surat yang diterima dalam suatu kantor, seperti surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga. Surat-surat tersebut dikategorikan sebagai surat biasa, surat penting, atau surat rahasia. Yang dikategorikan surat penting adalah:
a.    Memerlukan penanganan segera
b.    Jika terlambat diproses akan dapat merugikan organisasi/perusahaan
c.    Jika hilang, sulit dicari gantinya
d.    Terkadang informasi dalam surat itu tidak terdapat dalam surat lain
e.    Memerlukan tindak lanjut.
Jika sebuah surat harus dibalas atau ditindaklanjuti pada hari yang sama, maka surat tersebt dapat dikategorikan surat penting. Ketika kita menerima beberapa surat penting pada hari yang sama, identifikasikanlah surat-surat tersebut berdasarkan pengiriman surat, tujuan surat, dan perihal surat. Kemudian buatlah prioritas penangan surat-surat tersebut dan berilah tanda khusus/kode pada surat-surat.
5.    Prosedur Penanganan Surat Masuk
    Prosedur pengelolaan surat yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai berikut :
a.    Penerimaan
    Tugas penerima adalah:
1)    Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
2)    Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat
3)    Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian
4)    Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.
b.    Penyortiran
    Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin dan rahasia. Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut.
c.    Pencatatan
    Setelah surat dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus di terima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan.
d.    Mengagendakan surat masuk
    Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar kedalam buku agenda (buku harian). Buku ini di sebut Buku Agenda Masuk (Daily Mail Record). Petugasnya dinamakan agendaris (mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk.
e.    Pengarahan dan penerusan
    Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan diteruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya.
f.    Penyampaian surat
    Penyampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang dilaksanakan dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1)    Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku ekspedisi intern.
2)    Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi kepada pejabat bersangkutan.
3)    Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda untuk dicatat kedalam buku pengarahan.
g.    Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk
    Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan di lakukan oleh unit pengolah dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut.
6.    Prosedur Penanganan Surat Keluar
Prosedur penanganan surat keluar yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai berikut:
a.    Pembuatan konsep surat
    Disusun sesuai bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki pimpinan.
b.    Pengetikan
    Apabila konsep surat telah mendapat persetujuan dan memperoleh kode atau nomor surat, diserahkan kepada unit pengolah. Kemudian kepala unit pengolah harus tekun dan teliti mentaklik hasil pengetikan konsep surat hingga konsep surat  itu menjadi bentuk surat setelah melalui koreksi kesalahan.
c.    Mengetik surat dalam bentuk akhir
    Konsep yang telah disetujui pimpinan kemudian diketik dalam bentuk akhir pada kertas berkepala surat atau kop surat.
d.    Penandatanganan
    Surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang berwenang untuk menandatangani.
e.    Pencatatan
    Dalam pencatatan ini, kegiatan-kegiatan yang dilakukan yaitu sebagai berikut:
1)    Surat yang telah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan lainnya. Seperti (lampiran dan amplop)
2)    Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal oleh petugas yang di sebut verbalis.
3)    Surat dinas setelah selesai dicatat dalam buku verbal, kemudian surat tersebut siap untuk dikirim.

    Tata Kearsipan
1.    Pengertian Arsip Dan Kearsipan
     Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan menurut ketentuan-ketentuan yang berlaku dan apabila diperlukan dapat ditemukan kembali secara cepat.
    Kearsipan  adalah segenap kegiatan yang mencakup penciptaan arsip, penyimpanan arsip (filling), penemuan kembali arsip (finding), penyelamatan arsip, dan penyusutan arsip (pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan). Filling yang berjalan dengan baik akan berpengaruh pada keberhasilan finding. Dengan kata lain penemuan kembali arsip dalam jangka waktu 1 menit tidak akan tercapai bila penyimpanannya tidak baik. Ada 5 filling sistem yang biasa digunakan oleh organisasi/perusahaan, yaitu:
a.    Filling sistem Abjad/huruf
b.    Filling sistem Nomor
c.    Filling sistem Tanggal/kronologis
d.    Filling sistem Subyek/masalah/perihal
e.    Filling sistem Wilayah/geografis.
2.    Fungsi Arsip
a.    Fungsi arsip menurut pasal 2 UU No 7 tahun 1971 dibedakan menjadi:
1)    Fungsi dinamis
2)    Fungsi statis
b.    Menurut Drs. Anhar fungsi arsip yaitu :
1)    Sebagai alat penyimpanan warkat
2)    Sebagai alat bantuan perpustakaan
3)    Penyimpanan warkat-warkat terhadap keputusan yang telah          diambil.
4)    Kersipan brarti menyimpan secara tetap dan teratur warkat-
    warkat penting mengenai kemajuan perusahaan.
c.     Menurut Drs AW Widjaya mengatakan bahwa arsip dinamis dapat diperinci lagi menjadi:
1)    Arsip aktif
Arsip aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menrus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dario suatu organisasi / kantor.
2)    Arsip semi aktif
Arsip semi aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.
3)    Arsip in aktif
Arsip In aktif yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus-menerus, atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai frekuensi saja.
   



3.    Nilai Guna Arsip
a.    Menurut Milton Reilzfeld yaitu :
1)    Values for administrative use
2)    Values for legas use (nilai-nilai kegunaan hukum)
3)    Values for fiscal use (nilai-nilai kegunaan keuangan)
4)    Values for policy use ( nilai-nilai kegunaan politik/kebijakan)
5)    Values for historical use (nilai-nilai keguanaan sejarah)
6)    Values for research use (nilai-nilai kegunaan penelitian).
b.    Menurut Ensiklopedia administratif yaitu
1)    Guna informatoris
2)    Guna yuridis
3)    Guna historis
4)    Guna ilmiah.
c.    Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia Guna arsip dibedakan menjadi:
1)    Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi penciptaan arsip itu sendiri, meliputi :
•    Nilai guna administrasi   
Nilai administrasi dapat diartikan sebagai kebijaksanaan dan prosedur yang mensyaratkan untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang berlaku pada suatu organisasi. 
•    Nilai guna keuangan
Arsip bernilai guna keuangan apabila arsip tersebut berisikan segala sesuatu transaksi dan pertanggungjawaban keuangan. 
•    Nilai guna hukum
Nilai kegunaan hukum mengandung pengertian bahwa arsip tersebut memberikan informasi-informasi yang dapat dipergunakan sebagai  bahan pembuktian dibidang hukum.
•    Nilai guna ilmiah dan teknologi
Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penelitian terapan. 
2)    Nilai Guna sekunder adalah nilai arsip  yang   didasarkan    pada  kegunaan bagi  kepentingan   perusahaan   atau   kepentingan umum diluar  perusahaan pencipta arsip dan berguna sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban, meliputi :
•    Nilai guna kebuktian
Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana suatu instansi diciptakan, dikembangkan, diatasi, fungsi, dan tugasnya serta hasil atau akibat dari tugas kegiatannya itu.
•    Nilai guna informasional
Arsip yang bernilai guna informasional adalah arsip yang mengandung berbagai kepentingan bagi penelitian dan sejarah.
d.    Dari berbagai sumber di atas dapat disimpulkan bahwa nilai guna arsip yaitu:
1)    Untuk kegunaan administrasi
2)    Untuk kegunaan hukum
3)    Untuk kegunaan keuangan
4)    Untuk kegunaan haluan organisasi
5)    Untuk kegunaan pelaksanaan kegiatan organisasi
6)    Untuk kegunaan sejarah
7)    Untuk kegunaan keperluan penelitian
8)    Untuk kegunaan penerangan.
4.    Pearalatan Kearsipan
a.    FILING CABINET
Filing cabinet adalah perabot kantor yang berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan secara vertikal. Ada dua jenis filing cabinet, yaitu lateral filing cabinet dan drawer type filing cabinet. Lateral filing cabinet adalah almari arsip yang berpintu dan mempunyai pagan alas untuk menyimpan arsip. Drawer type filing cabinet adalah almari arsip dalam bentuk laci yang dapat ditarik keluar-masuk. Filing cabinet ini biasanya terdiri dari 5 atau 6 laci yang tersusun ke bawah. Filing cabinet terbuat dari jenis metal yang kuat, tahan lama, dan tidak membuat lembab. Filing cabinet juga dapat dibuat dari bahan plastik. Fungsinya: untuk menyimpan arsip / warkat yang sangat berharga bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan atau organisasi
b.    Lemari Arsip
Lemari arsip ini berbentuk, seperti lemari biasa yang terdiri atas susunan rak-rak. Biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja atau jenis metal yang lainnya. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari bahaya kebakaran. Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat.
c.    Folder
Folder adalah map-map berupa lipatan karton atau bahan lainnya yang memakai kawat penjepit atau tidak. Biasanya ditempatkan di belakang guide. Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat.
d.    Guide card (tanda batas/sekat penunjuk)
Guide adalah alat yang terbuat dari karton atau plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder yang ada di belakangnya. Guide dibedakan menjadi dua, yaitu guide besar dan guide kecil.                          
Ada 3 (tiga) kegunaan dari Guide Card, yaitu: Penunjuk untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Pembatas antara folder yang satu dengan folder lainnya atau sebagai sekat pemisah antara kelompok arsip yang satu dengan kelompok arsip lainnya. Sebagai penyangga folder agar tertib dan teratur pada tempat penyimpanannya. Ada 2 macam guide card yang dipakai oleh bebe¬rapa perusahaan, yaitu: Guide besar Guide ini mempunyai ukuran 36 x 25 cm dan digunakan untuk menyimpan arsip-arsip dalam folder folio. 


e.    Guide kecil           
Guide ini mempunyai ukuran 16 x 11 cm dan mempunyai fungsi untuk menyimpan banyak kartu, seperti kartu indeks, kartu kendali, dan sebagainya yang memiliki ukuran 15 x 10 cm.
f.    Map
Map adalah sampul dari kertas tebal yang digunakan untuk menyimpan lembar-lembar surat. Ada empat macam map, yaitu brief twine); stof map, snelhechter, hanging map (map gantung).                                                                                        
Jenis-Jenis Map Brief ordner yaitu map besar terbuat dari karton tebal yang di dalamnya terdapat penjepit arsip yang terbuat dari logam dan dapat menampung warkat dalam jumlah banyak. Stopmap yaitu berkas lipatan berdaun yang ter¬buat dari kertas tebal atau plastik. Snellhechter yaitu map yang terbuat dari kertas tebal atau plastik yang di dalamnya terdapat alat penjepit arsip yang terbuat dari logam. Hanging map (map gantung) yaitu map tanpa je¬pitan yang digantung pada gawang filing cabinet.
g.    Rak Sortir
Rak sortir adalah suatu rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing¬masing Fungsi : digunakan untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing-masing.
5.    Sistem Kearsipan
Pada dasarnya kearsipan atau filling adalah kegiatan penyusunan dokumen, warkat dan arsip pada tempat yang telah ditentukan, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat.
Sistem kearsipan yang sesuai dengan teori ilmu kearsipan terdiri dari 5 macam yaitu :


1)    Kearsipan sistem abjad (Alphabetic Filling System)
Sistem abjad yaitu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Sistem ini dapat menggunakan abjad nama orang, organisasi / kantor.
2)    Kearsipan sistem Subjeck ( Subjeck filling system )
Dalam sistem ini semua naskah / dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan pokok soal/masalah
3)    Kearsipan sistem wilayah ( Geographic Filling system)
Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayah / daerah, seperti nama negara, propinsi, kabupaten, kecamatan dsb.
4)    Kearsipan sistem nomor ( Numeric filling system)
Sistem nomor / angka disebut juga kode klasfikasi persepuluhan. Yang dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan oleh unit yang bersangkutan.
5)    Kearsipan sistem tanggal (chronological filling system)
Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu, seperti tahun, bulan, dan tanggal. Petunjuk pokoknya adalah tahun, kemudian bulan dan tanggal. Contoh : – Kode 260190 menyatakan tanggal 26, bulan Januari, tahun 1990. Atau sebaliknya. 900126 menyatakan tahun 1990, bulan Januari, tanggal 26.
   
6.    Perlengkapan Dalam Penanganan Surat
Dalam penanganan surat ada beberapa perlengkapan yang harus disediakan, antara lain:
a.    Baki surat/Tray, berguna sebagai tempat dari berkas surat yang ada
b.    Buku Agenda surat masuk dan surat keluar
c.    Kartu kendali, Lembar pengantar surat masuk/surat keluar, dan lembar surat rahasia
d.    Secretaries Desk File, yaitu kumpulan map dengan kode jenis klasifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang ditangani
e.    Alat tulis, antara lain pulpen, pensil, penggaris, kertas catatab, stapler, dan penjepit kertas
f.    Kertas dan amplop dengan berbagai ukuran
g.    Alat Pembuka surat, dapat berupa manual seperti pisau atau gunting, atau alat pembuka elektrik dengan mesin pembuka surat
h.    Stempel, yaitu stempel tanggal terima dan stempel perusahaan
i.    Formulir Tanda Terima/Buku Ekspedisi
j.    Lembar Disposisi, untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain (surat masuk).

7.    Pemeliharaan Peralatan dan Mesin Kantor
Pemeliharaan alat dan mesin kantor merupakan hal yang sangat penting agar alat dan mesin kantor dapat digunakan untuk memperlancar suatu pekerjaan kantor. Cara memelihara alat dan mesin kantor ada 2 macam yaitu:
a.    Pemeliharaan preventif
b.    Pemeliharaan untuk memulihkan kerusakan yang timbul secara tidak menentu (remedial maintenance).   
Pengurusan pemeliharaan dapat dilakukan dengan 3 cara, yaitu:
a.    Kontrak pemeliharaan (maintenance contracts)
b.    Servis perorangan (individual service calls)
c.    Servis kantor (company-operated service)









    Sistem Kearsipan Yang Di Gunakan Di Kantor UPTD Pendidikan 
Kec.Sindangagung
Di kantor UPTD Pendidikan Kec.Sindangagung jika ada surat yang masuk ataupun jika ada surat keluar terlebih dahulu dimasukan kedalam buku agenda, buku agenda yang digunakan yaitu buku agenda kembar.
Dimana buku agenda surat masuk dan keluar dipisahkan. Setelah itu surat di simpan berdasarkan sistem wilayah instansi, Sistem wilayah instansi dipergunakan di ruangan sarana prasarana (TU/Umum) dimana surat masuk atau keluar di simpan di lemari arsip berdasarkan nama instansi yang mengirimnya, misalnya surat dari kantor kecamatan, di simpan di map yang judulnya nama kantor kecamatan secara beurut.
    Sedangkan di ruangan kepegawaian menggunakan sistem abjad, surat yang ada di ruangan kepegawaian adalah surat yang menyangkut Pegawai Negeri Sipil (PNS) atau SUKWAN. 

B.    Administrasi Sarana dan Prasarana
1.    Pengertian Administrasi
    Pengertian administrasi dapat dibedakan menjadi 2 pengertian yaitu :
a)    Administrasi dalam arti    sempit.
Menurut Soewarno Handayaningrat mengatakan “Administrasi secara sempit berasal dari kata Administratie (bahasa Belanda) yaitu meliputi kegiatan cata-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, keti-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan”(1988:2).Dari definisi tersebut dapat disimpulkan administrasi dalam arti sempit merupakan kegiatan ketatausahaan yang mliputi kegiatan cata-mencatat, surat-menyurat, pembukuan dan pengarsipan surat serta hal-hal lainnya yang dimaksudkan untuk menyediakan informasi serta mempermudah memperoleh informasi kembali jika dibutuhkan.

b)    Administrasi dalam arti luas.
Menurut The Liang Gie mengatakan “Administrasi secara luas adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu”(1980:9). Administrasi secara luas dapat disimpulkan pada dasarnya semua mengandung unsur pokok yang sama yaitu adanya kegiatan tertentu, adanya manusia yang melakukan kerjasama serta mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Pendapat lain mengenai administrasi dikemukan oleh  Sondang P. Siagian mengemukakan“Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara 2 orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya” (1994:3). Berdasarkan uraian dan definisi tersebut maka dapat diambil kesimpulan bahwa administrasi adalah seluruh kegiatan yang dilakukan melalui kerjasama dalam suatu organisasi berdasarkan rencana yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan.
2.    Pengertian Sarana
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana  adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang bergerak seperti komputer dan mesin-mesin.
3.    Pengertian Prasarana
Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak seperti gedung, ruang, dan tanah.
Sarana dan     prasarana juga mempunyai     arti dan maksud yang sama dengan istilah perbekalan kantor. Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik, sangat dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam penyelenggarakan kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan akan dicapai. Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan ketatausahaan atau administrasi, juga sangat memerlukan sarana dan prasarana kantor. Bahkan tidak akan ada pekerjaan kantor yang tidak berkaitan dengan sarana dan prasarana kantor.
4.    Contoh - contoh Sarana Dan Prasarana
a.    Peralatan/perlengkapan kantor (office supplies)
Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesei lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik. Peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi dua, yaitu :
1)    Paralatan/perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya ;
Dilihat dari bentuknya, peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi tiga, antara lain :
a)    Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk lembaran folio bergaris, kertas karbon, kertas stensil, formulir, kertas berkop, 
Perlatan/perlengkapan kantor yang berbentuk lembaran/helaian, yaitu kertas HVS, kertas plastik transparan, kertas karton, kertas buffalo, amplop dan map.   
b)    Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk nonlembaran
Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk nonlembaran (bukan berupa kertas lembaran), yaitu pulpen, pensil, spidol, penghapus, penggaris, rautan, gunting, pemotong kertas (cutter), pembuka surat (letter opener), pelubang kertas dll.
c)    Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku
Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk buku, antara lain :
o    Buku catatan (block note), yaitu buku untuk menulis catatan harian sekretaris. Buku pedoman organisasi, yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan dengan organisasi, mulai sejarah, struktur, produk dan jasa, hingga prosedur kerja.
o    Buku tamu, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan.
o    Buku agenda surat, yaitu buku yang mencatat keluar masuknya surat sehari-hari.
2)    Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya ;
Dilihat dari pengguanaannya, peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi dua, antara lain :
a)    Barang habis pakai
Barang habis pakai adalah barang/benda kantor yang pengguanaannya hanya satu/beberapa kali pakai atau tidak tahan lama. Contoh : kertas, tinta, karbon, klip, pensil dan pulpen.
b)    Barang tidak habis pakai
Barang yang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang penggunaannya tahan lama. Contoh : stapler, perforator, cutter, dan gunting.
b.    Mesin-mesin kantor (office machine)
Mesin-mesin kantor (office machine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik. Contoh : komputer, laptop, LCD, mesin tik manual dan elektrik, mesin fotocopy.
c.    Mesin komunikasi kantor    
Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi. Contoh : telepon, interkom, faksimile dan telepon wireless.
d.    Perabot kantor (office furniture)
Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Contoh : meja, kursi, sofa (meja dan kursi untuk tamu), rak buku, lemari, papan tulis.

e.    Interior kantor (office arrangement)
Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyeleseikan pekerjaan. Contoh : gambar presiden dan wakil presiden, gambar lambang negara, bendera, struktur organisasi, lukisan, patung, vas bunga, tanaman hidup maupun buatan, jam dinding dll.
f.    Tata ruang kantor (office lay out)
Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dan pekerja.   
5.    Sarana Yang Terdapat Di Kantor
No.    Nama    Jumlah / Luas
1.    Tanah   
2.    Gedung    1
3.    Ruangan    11

6.    Prasarana Yang Terdapat Di Kantor
No.    Nama    Merk Barang    Jumlah
1.    Mesin TIK        1
2.    Komputer    Canon    3
3.    Printer    Canon    2
4.    Mesin Kalkulator        3
5.    Meja Laci        19
6.    Lemari        5
7.    TV / Fortable    TCL    1
8.    Kursi Pegawai        19
9.    Meja Pimpinan        1
10.    Laptop     Accer     3
11.    Kursi Tamu        2 set
C.    Permasalahan yang di temukan dan cara mengatasinya
1.    Permasalahan yang ditemukan
Selama melaksanakan PSG, kami mengalami beberapa hambatan teori maupun praktek, hambatan-hambatan tersebut diantaranya:
a.    Kami kurang tanggap dalam mengahadapi tugas yang diberikan, di karnakan kurangnya wawasan dan pengetahuan yang dimiliki.
b.    Bidang pekerjaan yang diajarkan sedikit sehingga membuat kami merasa jenuh, dan  kami mengalami kesulitan  jika kami di suruh untuk meng – operasikan mesin tik karna belum pernah dipelajari sebelumnya. Sehingga
membuat hasil pekerjaan kurang memuaskan.
c.    Kurangya materi pelajaran yang disampaikan dalam hal pengetikan dalam komputer, sehingga seringkali membuat kami kesulitan dalam hal  pengetikan.
2.    Cara Mengatasi Masalah
Demi kelancarannya kegiatan PSG, kami berusaha memecahkan segala masalah atau hambatan yang kami hadapi, dengan berbagai cara diantaranya yaitu:
a.    Pada saat kami merasa kesulitan dalam bidang pengetikan kami selalu bertanya kepada pegawai UPTD yang telah mahir dalam pengetikan.
b.    Kami selalu mempergunakan waktu luang untuk melakukan hal-hal yag positif misalnya untuk menyusun laporan PSG, dll.
c.    Memperbanyak membaca  agar wawasan dan pengetahuan kita dapat bertambah.
d.    Menanyakan hal-hal yang kurang jelas kepada pembimbing supaya tugas yang diberikan kepada kita dapat terselesaikan dengan baik.





BAB IV
PENUTUP

A.    Kesimpulan
Setelah kami melaksanakan kegiatan PSG atau prakerin di UPTD Pendidikan Kecamatan Sindangagung kami mengambil kesimpulan bahwa kegiatan PSG merupakan kegiatan yang cukup penting untuk membekali siswa-siswi setelah lulus sekolah. Selain itu juga dapat menambah wawasan, pengalaman yang sedikit berbeda namun semua dapat kami tangani dan banyak belajar dan bertanya.
Berdasarkan hasil PSG atau Prakerin yang dilakukan oleh kami yang bertempat di UPTD kami dapat menarik kesimpulan sebagai berikut:
Dengan adanya PSG atau Prakerin siswa-siswi dapat belajar
1.    Menerapkan pengetahuan teori yang diperoleh dari sekolah kedalam praktek kerja langsung pada salah satu instansi yang sebenarnya dan terkadang siswa-siswi juga mendapatkan pengetahuan tambahan yaitu dengan melakukan praktek kerja yang sebelumnya belum pernah di pelajari di sekolah, dan yang tadinya tidak tahu menjadi tahu.
   Contoh yang dialami di tempat PSG adalah:
a.    Penanganan buku agenda surat masuk dan keluar
b.    Mengoperasikan mesin-mesin kantor
c.    Penanganan arsip
d.    Mengoperasikan  program komputer yaitu Ms.Word dan Ms.Exel 2007
e.    Dll.
2.    Dapat meningkatkan keterampilan kerja siswa-siswi dimana dengan   
adanya PSG atau Prakerin para siswa-siswi dapat terjun langsung
melihat dan melaksanakan kerja di dunia kerja atau instansi yang
bersangkutan.


3.    Menumbuhkan rasa ingin tahu dimana siswa-siswi mempunyai keinginan untuk memiliki tingkat pengetahuan, keterampilan dan etos kerja yang sesuai dengan tuntunan lapangan kerja.

B.    Saran-Saran
Dalam rangka meningkatkan SDM (Sumber Daya Manusia) yang selanjutnya kami mengajukan beberapa saran yang bertujuan agar kegiatan PSG atau Prakerin di masa yang akan mendatang semakin lebih baik dan tidak mengalami hambatan bagi lancarnya proses pelaksanaan PSG.
Dibawah ini adalah saran-saran yang kami ajukan kepada:
1.    Saran Untuk Sekolah
Untuk memajukannya dan keberhasilannya dalam melaksanakan kegiatan PSG di SMK Model Patriot IV Ciawigebang-Kuningan. pada masa periode berikutnya. Maka kami hanya memberikan beberapa saran yaitu diantaranya :
a.    Menambahkan pengawasan yang lebih ketat lagi kepada peserta PSG atau Prakerin supaya terkontrol dengan baik terutama dalam hal kedisiplinan, cara berpakaian dan kehadiran.
b.    Memotivasi pembimbing agar selalu membimbing dengan baik, dan memberi pengarahan kepada kita.
c.    Menambahkan lagi pengetahuan siswa-siswi terhadap teori Administrasi perkantoran misalkan dalam mengoperasikan mesin tik, dan peralatan kantor yang lainnya.

2.    Saran Untuk Instansi
           Agar keberhasilan dan tujuan kantor dapat tercapai sesuai dengan yang diharapkan, kami siswa-siswi PSG dapat memberikan beberapa saran diantaranya:
a.    Tatalah ruang kantor dengan baik dan benar supaya rapi dan nyaman bagi para pegawai kantor
b.    Kedisiplinan harus ditingkatkan lagi terutama dalam hal kehadiran dan kerapihan
c.    Kerjasama antar karyawan kantor lebih ditingkatkan lagi agar dapat  menyelesaikan pekerjaan dengan baik, tepat dan cepat.

3.    Saran Untuk Peserta PSG atau Prakerin
a.    Para peserta PSG harus lebih disiplin
b.    Menaati peraturan tata tertib yang ada di instansi maupun yang ada di sekolah dan harus berprilaku baik dan sopan. Baik kepada karyawan, Guru, kepada peserta PSG yang lainnya maupun kepada tamu kantor.
c.    Harus menguasai teori administrasi perkantoran dan keahlian dalam mengoperasikan mesin-mesin kantor.